Avez-vous les bons réflexes par mail ?

Les mails sont devenus l'outil de communication numéro un dans le monde professionnel, mais attention aux faux pas... Les gens envoient et
réceptionnent tellement de messages chaque jour que nombre d’entre eux finissent par faire des erreurs embarrassantes ou des réponses inadaptées qui peuvent s'avérer cruciales dans le cadre d'une interaction professionnelle. On ne le dira jamais assez mais utilisez une adresse mail pro. Exit les pseudos de la génération de vos premiers chats ou vos surnoms souvent peu crédibles. N'utilisez jamais une adresse inappropriée au contexte professionnel.

Remplissez le champ du destinataire juste avant l'envoi de votre mail, cela vous évitera un envoi inopiné avant d'en avoir terminé la rédaction. Prenez cette habitude même lorsque vous répondez à un mail. Il est préférable de supprimer l'adresse et de l'insérer en dernier lieu après votre relecture. Profitez-en pour vérifier le destinataire avant d’envoyer définitivement votre mail. Il est fréquent de taper sur une lettre et que votre messagerie vous propose un interlocuteur qui
n’est pas forcément le destinataire souhaité.

Le sujet de votre mail ne doit pas porter à confusion, soyez clair et précis dans la rédaction de son objet. Ne perdez pas de vue que la majorité des personnes priorisent l’ouverture ou le traitement du mail selon l’urgence ou le temps de traitement. Plus votre objet sera précis, plus vous aurez des chances d’être lu ou d’avoir une réponse rapide. Préférez des objets explicites comme Heure de réunion modifiée, Question rapide au sujet de notre conversation, etc…

Dans le domaine professionnel, il faut souvent faire le tri entre les mails qui nous sont destinés réellement et les autres. Alors s’il-vous-plait… Faites l’effort de réfléchir avant de cliquer sur « répondre à tous » (forward to all) ou de mettre un nombre incalculable de personnes dans la boucle de votre mail, ainsi qu’au bien-fondé et à l’intérêt d’informer chacun de vos interlocuteurs. Personne n’a envie de perdre du temps à lire un mail qui ne lui est pas destiné. Rédigez des salutations professionnelles simples en évitant soigneusement les expressions relâchées et familières du type Coucou les girls, Salut mon cher, Hello les gens. Un rédactionnel décontracté n’a pas sa place par un mail. De plus, un mail est une trace écrite qui perdure dans le temps.

Utilisez les points d'exclamation avec modération. Une accumulation de points d’exclamation peut
rapidement être perçu comme étant une marque d’agressivité ou d’euphorie. Certaines personnes s'emportent parfois et ponctuent pour signifier de leur agacement toutes leurs phrases de points
d'exclamation. Au final, le destinataire s’empressera d’en déduire qu’il s’agit d’une réaction immature. De ce fait, partons sur une règle simple et n’utilisez le point d’exclamation que s’il vous permet de partager de l’enthousiasme. L'humour doit être utilisé avec
parcimonie car l’interprétation peut parfois porter à confusion. Par mail, laissez la plaisanterie de
côté, à moins de bien connaître le destinataire. Lorsque vous recevrez un mail qui ne vous est pas destiné, ayez le réflexe d’en informer l’expéditeur, en particulier quand ce dernier attend une réponse.

Relisez consciencieusement chacun de vos
messages avant d’envoyer votre mail. Une astuce sera de le lire à voix haute pour le sens puis relisez-le à l’envers. Cette dernière technique vous permettra de vous concentrer sur les mots.

Gageons que si ces astuces vous inspirent vous ne commettrez plus d'impaires par mail !